ניהול ארגון משובש – איך כדאי לך לפעול?
איך עובדים מהבית בלי להשתגע?
15 במרץ 2020
קורונה- מבחן המנהיגות !
12 במאי 2020
ימים מטורפים עוברים על כולם וזו גם שעת המבחן של מנהלים רבים. אני מסתכלת סביבי ורואה מנהלים רבים שמתגלים באזלת ידם. שעת משבר היא שעתם הגדולה של מנהלים- מנהיגים. זה הזמן בו עובדים זקוקים למנהל שלהם יותר מכל. אם בשנים האחרונות עולם העבודה היה עולם בו העובדים נתנו את הטון- הם היו הטאלנטים, אלו שחיזרו אחריהם וקבעו מה ומי ומתי. כעת, הגלגל התהפך בחזרה והמנהלים הם אלו שקובעים את הטון והקצב.
משבר הקורונה הוא סוג של "ברבור שחור"- אירוע שלא חזו אותו ויש לו השפעה נרחבת עלינו. המשבר התחיל ממשבר בריאותי ויצר משבר פיננסי ועסקי. יש מנהלים שמצליחים בסיטואציה הזו, לנהל בצורה אפקטיבית את הארגון למרות המשבר. מנהלים אלו מצליחים לשמר פעילות עסקית מסוימת, מניעים את העובדים לעבוד מהבית ושומרים על קשר עם הלקוחות. אני צופה שבסוף המשבר, מצבם של ארגונים אלו יהיה טוב יותר בהשוואה לכלל המשק. מנהלים בארגונים אחרים עלולים להתרסק יחד עם הארגון.
אספתי לכם כמה טיפים מניסיונם של מומחים לניהול משברים, מנהלים ומנהלי משאבי אנוש מארגונים שונים בתקווה שיסיעו גם לכם להעביר את התקופה המורכבת הזו:
1. לשחרר את השליטה ולחזק את ההשפעה הסיטואציה יוצרת אי ודאות רבה, מנהלים שדברתי איתם חווים הרבה מאוד לחץ נפשי ותחושת אבדן שליטה. אחת הדרכים להחזיר את המושכות אליכם לידיים היא להבין על מה אתם "כן" יכולים להשפיע. במקום לרוץ מפגישת זום אחת לשנייה תקבעו לכם סדרי עדיפות. תחשבו איך אתם מייצרים השפעה נרחבת. אתם יכולים לקיים שיחת זום יומית עם כל המחלקה/ צוות כדי להעביר מסר מרגיע ומפקס לכולם או לשלוח עדכון יומי במייל. תבחרו באיזה דרך שנוחה לכם אבל תקפידו להשמיע את קולכם.
2. התאימו את הציפיות שלכם מעצמכם ומהעובדים למצב - התאימו את הציפיות שלכם מהעובדים למצב. אין ספק שמי שבבית יכול לעבוד. במחקרים על עבודה מהבית גילו שבדרך כלל הפרודוקטיביות בבית עולה. יחד עם זאת, מחקרים אלו לא בדקו את המצב בו גם הילדים היו בבית. בנוסף, במצב היום, אנשים נמצאים בחרדה ורבים מרגישים קשיי ריכוז שמורידה את הפרודוקטיביות. לכן חשוב שתמקדו את המשאבים המנטלים שלכם ושל העובדים בדברים החשובים ביותר.
3. ניהול השיבוש – החיים כפי שהכרנו אותם השתבשו לגמרי. לעובדים אין שגרת יום ובארגון אין שגרה עסקית. לכן ברמה הארגונית המטרה שלנו היא להמשיך ככל הניתן פעילות עסקית שתשתמר את הארגון וברמה האנושית המטרה שלנו לסייע למנהלים ולעובדים להתמודד עם המצב הכאוטי ולייצר שגרה חדשה. מומלץ שתייצרו שגרה חדשה אפילו מינימלית של פגישות עבודה חדשות . כמובן תוך התחשבות במצב העובדים, אם יש ילדים בבית ולחצים נוספים.
4. צוות ניהול משבר כמו שבבתי החולים הוקם חמ"ל ככה גם ברמה הארגונית אתם צריכים חמ"ל שירכז את כל המידע על המתרחש בארגון, יקיים הערכת מצב מתגלגלת של הסיכונים אל מול המציאות המשתנה. הצוות צריך להעריך את מצב הארגון בקשת רחבה של נושאים:
פעילות עסקית- מה נפח הפעילות העסקית? אילו פעילויות קריטיות חשוב לשמר בארגון? אילו פעילויות פחות קריטיות כרגע וניתן להשהות אותם?
• משא"ן מי מהאנשים/ צוותים קריטי להמשך התפקוד? איך תומכים במנהלים בעת הזו? איך תומכים בעובדים מרחוק? איך תומכים בעובד בבידוד או עובד שיצא לחל"ת? איך מתאימים פתרונות פרסונליים לעובדים עם צרכים שונים?
• תפעול במקרה של מפעלים או מקומות עבודה חיוניים חשוב להיערך איך משמרים עבודה מינימלית ? הפרדה בין צוותים/ אנשים? הערכות לתסריטים שונים כמו סגירת אתרים.
• לקוחות איך משמרים קשר עם לקוחות? איך מספקים להם מוצר/ שרות? האם יש צרכים למוצרים או שירותים חדשים בעת הזו? האם ניתן לתת מענה מרחוק ללקוחות? האם יש לנו את האמצעים הנחוצים להמשך עבודה מרחוק?
• ספקים וקבלני משנה תיאום ציפיות לעבודה משותפת בימים אלו. צפי לקשיים וגיבוש פתרונות.
5. עבודה מרחוק- הרבה ארגונים עברו לעבודה מרחוק. מי שציפה שזה יהיה אותו הדבר כמו במשרד, יתאכזב. יחד עם זאת, בעיני רבים זה הרע במיעוטו. כדי להצליח "להחזיק" ככה ארגון צריך להבין שזו מציאות חדשה ולא חיקוי של המציאות מהמשרד. תחשבו מה התפוקות שהכי חשובות לכם בזמן הזה ונהלו שיחה עם העובדים כיצד הם יכולים להשיג אותם. תנו להם מרחב פעולה ותהיו פתוחים לפתרונות יצירתיים.
התמיכה הניהולית והאישית שלכם בעובדים חשובה היום יותר מאי פעם. חשוב שתתנו לעובדים כמה שיותר מידע, החל ממה קורה בארגון, וכלה באיך להסתדר בבית. זה יעזור להם לפזר את החששות ואי הודאות. אתם יכולים להיעזר בקישור של המאמר הבא- איך עובדים מהבית בלי להשתגע?
משבר הקורונה מייצר לארגונים אתגרים חדשים רבים. זו תקופה בה הרבה סיסמאות ואמונות על ארגונים יבחנו מחדש. העובדים יבחנו האם באמת הארגון הוא "משפחה" כאשר מוציאים את מרבית העובדים לחל"ת במייל או הודעה בוואטסאפ? מה הנאמנות של המעסיק? האם אנחנו ארגון שמייצר חווית עובד? מה המשמעות שלה בימים אלו? איך מיצריים מחוברות engagement בעבודה מהבית? ושאלות נוספות. אתם לא חייבים למצוא את כל התשובות לשאלות האלו לבד. אני אשמח לסייע לכם, לחשוב יחד אתכם על פתרונות יצירתיים, איך נכון לכם ולארגון לפעול בימים אלו. מוזמנים להרים אלי טלפון או לקיים שיחת זום ייעוצית איך לנהל ארגון בימי משבר הקורונה.
